採用に手が回らない

なぜ起きるのか

採用の担当者がいない職場では、院長や社長、現場のリーダーが、本業の合間に採用を進めることになります。求人を出すたびに文章をゼロから考え、応募の連絡を確かめ、日程を合わせる。忙しい時期ほど後回しになり、「人が足りないから忙しい、忙しいから採用が進まない」という流れから抜け出せなくなります。

続かないのは、担当する人の頑張りが足りないからではありません。毎回同じ作業を一から繰り返す仕組みになっているからです。

まず確かめたいこと

1. 職場の情報を一度まとめ、使い回す

   給与や休み、仕事内容、教え方を一か所にまとめておけば、求人票、採用ページ、面接前の案内、入社前の資料に同じ情報を使えます。直すときも、一か所を直せば済みます。

2. 日程調整は、予約の仕組みに任せる

   空いている枠から選んでもらう形にすると、やり取りの手間がほとんどなくなります。前日のお知らせも、自動で送れるようにしておきます。

3. 手が回らない作業だけを、外に任せる

   すべてを外に出す必要はありません。原稿の更新だけ、応募者への最初の連絡だけ、のように、時間を取られる作業から任せます。面接と採否の判断は、職場の人が行うのが基本です。

1か月の進め方

1. 1週目職場の情報をまとめる。給与、休み、仕事内容、教え方を、箇条書きで一か所に書き出す（2時間ほど）。
2. 2週目まとめた情報で、求人票と採用ページを直す。最近入った職員に読んでもらう。
3. 3週目見学・面接の枠を決め、予約のリンクと受け取りの自動返信を用意する。
4. 4週目閲覧数と応募数を見て、次に直すところを一つ決める。

書き直しの例

例の数字は説明のためのものです。実際の数字に置き換えてください。

いまの求人票でチェック

• 職場の情報（給与・休み・仕事内容・教え方）が一か所にまとまっている
• 求人を出すたびに、文章をゼロから書いていない
• 見学・面接の予約を、求職者が自分で取れる
• 応募への最初の返事を、誰がいつするか決まっている
• 時間を取られている採用の作業が、どれか分かっている

チェックが付かなかった項目から、上から順に書き足してみてください。業界別のチェックシートは、コラムのトップから受け取れます。

よくある質問

まとめ

採用に手が回らないのは、仕組みの問題です。職場の情報をまとめて使い回し、予約は仕組みに任せ、どうしても手が回らない作業だけを任せる。採用を、毎回の頑張りから、続けられる仕事に変えていきます。

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